Pour confier un projet à agence de communication, une entreprise doit rédiger un cahier des charges clair et complet. Ce document, qui sert de base pour le travail, permet à l’agence de proposer des livrables pertinents et un budget réaliste. Comment s’y prendre pour rédiger un cahier de charges efficace ?
Définir le contexte de l’entreprise et du projet
Le cahier des charges doit introduire une présentation synthétique et précise de l’entreprise. Celle-ci doit comprendre :
- Son secteur d’activité ;
- Son historique ;
- Sa taille ;
- Son positionnement ;
- Ses valeurs ;
- Ses particularités.
Cette introduction permet à l’agence de comprendre la culture de la marque et son identité. Plus le contexte est clair, mieux l’agence pourra proposer des recommandations pertinentes et alignées avec l’univers de l’entreprise. Le document doit ensuite expliquer pour quelle raison l’entreprise sollicite une agence.
Il peut être question d’un besoin de visibilité, d’une baisse de performance commerciale ou d’un besoin de moderniser l’image de la marque. De même, préciser les réalisations, les outils déjà en place, ainsi que les performances, permet à l’agence d’évaluer les axes d’amélioration.
Définir les objectifs du projet
Un cahier des charges efficace doit détailler précisément les résultats attendus. C’est également à cette étape qu’il peut être utile de comparer différentes structures pour trouver l’accompagnement le plus adapté. Si vous êtes encore en phase de sélection, vous pouvez vous appuyer sur des ressources fiables pour orienter votre choix (consulter cette liste d’agences de com).
Les objectifs peuvent être variés : améliorer la notoriété, renforcer la fidélisation, générer des leads, créer une identité visuelle, etc. Il est recommandé de les formuler de manière quantifiable lorsque cela est pertinent, afin que l’agence puisse les interpréter correctement.
Le document doit aussi préciser les personas ou segments ciblés : âge, centres d’intérêt, localisation, comportements d’achat, problématiques, motivations… Une agence de communication adapte toujours ses messages et sa stratégie à l’audience ; plus les cibles sont définies, plus la communication sera efficace.
Détailler le périmètre de la mission
Le cahier des charges doit clarifier précisément ce que l’entreprise attend comme livrables. Il peut être question de :
- Création d’un logo
- Refonte d’un site web ;
- Gestion de réseaux sociaux ;
- Campagne publicitaire ;
- Vidéos promotionnelles ;
- Brochures ;
- Contenu web.
Il faut également renseigner les formats, les volumes, les supports et la durée d’accompagnement pour éviter les incompréhensions. Par ailleurs, certaines missions viennent avec quelques contraintes techniques comme des formats imposés, des chartes graphiques existantes à respecter, des deadlines fixes ou des obligations légales.
Celles-ci doivent absolument être mentionnées pour que l’agence puisse évaluer la faisabilité du projet et adapter ses méthodes.
Définir les ressources disponibles et le rôle de chacun
Le cahier des charges doit mentionner ce que l’entreprise sera en mesure de fournir à l’agence. Cela prend en compte des photos, des vidéos, des textes et une charte graphique par exemple. Cela évite les doublons et permet à l’agence de prévoir les besoins en création et d’estimer avec plus de précision le budget.
Dans le cahier de charge, l’entreprise doit aussi mentionner les interlocuteurs, les décideurs, les contributeurs et les circuits de validation pour assurer une bonne fluidité de travail. L’agence doit savoir à qui s’adresser, qui valide les contenus et quels délais respecter en interne.
Préciser les contraintes budgétaires et les délais
Même si le budget exact n’est pas toujours défini, l’agence a besoin d’une fourchette budgétaire. Elle l’oriente sur l’envergure du projet, le niveau de personnalisation, la créativité attendue ainsi que les ressources nécessaires. Sans indication budgétaire, elle pourrait proposer une offre qui ne correspond pas aux attentes réelles.
Par ailleurs, il faut indiquer les deadlines et les jalons à l’agence pour qu’elle élabore un planning réaliste. Un bon cahier des charges distingue les contraintes impératives et les dates flexibles.